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Open office contra MS Office
Immer mehr Nutzer stellen auf Open Office um. Das sind Schüler und
Studenten, gewerbliche Nutzer quer durch alle Berufe und Geschäfte,
Kommunen, Verwaltungsbehörden, Schulen, Universitäten usw.
Gibt es noch Gründe weiterhin an MS Office festzuhalten?
Mir fällt keiner ein.
Ich habe vor ca. 4 Jahren auf Openoffice umgestellt und bin absolut
zufrieden mit den Leistungen des Programmes. Daß
Openoffice sehr gut mit MS Office mithalten kann ist ja hinlänglich
bekannt. Seit den letzten Versionen leistet Open Office in wichtigen Bereichen
sogar mehr als MS. z.B. PDF Export, dieser soll jetzt auch im neuesten MS eingebaut
werden. Das im Openoffice bereits verwendete Dateifformat „odf“ Open
Document Format wird in den USA ab 2007 von verschiedenen
Bundesstaaten gesetzlich vorgeschrieben. Um hier nicht ganz abgehängt
zu werden zieht MS jetzt nach und will auch ein ähnliches
Format entwickeln. Oo
ist kostenlos und wird von weltweit arbeitenden Idealisten gepflegt
und weiterentwickelt. Jeder öffentliche Auftraggeber bzw. Einkäufer ist verpflichtet
z.B im Bauwesen, nach VOB auszuschreiben und dem kostengünstigsten
Bieter den Zuschlag zu erteilen. Warum soll das nicht auch beim Kauf
von Software gelten? Ich meine daß Schulen, Vereine, Verwaltungsbehörden,
staatliche Stellen, kurzum alles was mit Steuergeldern finanziert
wird, über kurz oder lang auf Open Office umstellen müssen. In den USA gibt es angeblich diesbezüglich bereits Klagen von
einzelnen Bürgern. Es sei nicht zuzumuten, daß für den Schriftverkehr mit
Behörden ein kostenpflichtiges Programm wie MS Office eingesetzt
werden muß, wenn dieser Schriftverkehr auch mit dem kostenlosen
Openoffice möglich ist. Übrigens Oo kann MS Dokumente konvertieren und einlesen, MS liest soweit mir
bekannt ist bis jetzt noch keine Oo Dokumente. In sehr vielen Schulen wird immer noch MS Office verwendet.
Das heißt, daß die Schüler fast gezwungen sind, sich
eine MS Office Lizenz für die Erledigung der Hausaufgaben etc.
zuzulegen. Indirekt wird dadurch die Verwendung von unlizenzierter Software gefördert
weil sich nicht jeder den Kauf des nicht gerade billigen MS Office
leisten will oder kann, wenn doch genauso mit der kostenlosen und
völlig legalen Lizenz von Openoffice gearbeitet werden könnte.
Hier können Sie sich Openoffice
herunterladen.
OpenOffice – das vielseitigere Büropaket
Mit dem
Umstieg auf Linux mit Open Office sparen Unternehmen pro Arbeitsplatz
mehrere hundert Euro gegenüber dem gemischten Microsoft-Doppel.
Der Einstieg in die freie Bürosuite Open Office ist bei guter
Planung schnell bewältigt.
Rund 80
Millionen Downloads belegen die hohe Verbreitung und den Erfolg von
Open Office. Gleich mehrere Faktoren sprechen für die
Installation von Open Office (rund 125 MB).
Zunächst
einmal läuft die Software auf den wichtigsten Plattformen,
darunter Linux, Windows und Mac. In der Praxis ebenfalls interessant
ist, dass Open Office in Dutzenden Sprachversionen angeboten wird.
Doch die größte Anziehungskraft dürfte der Preis
ausüben: Open Office ist kostenlos. Auch im Unternehmensbereich
– und hier besonders im Mittelstand – steigt die
Akzeptanz, da keine Lizenzgebühren oder versteckte Kosten
anfallen. Hinzu kommen ein breit gefächertes Funktionsspektrum
und eine hohe Kompatibilität zu den Microsoft-Office-Programmen.
Wir
zeigen nachfolgend, welche herausragenden Merkmale Open Office bietet
und informiert, was vor der Migration von Microsoft Office zu
beachten ist.
Gemeinsam
zum Erfolg kommen
Trotz
der zuvor erwähnten Vorteile sind immer noch viele Entscheider
skeptisch, was den Einsatz im Unternehmensbereich betrifft. Die
Gründe dafür sind vielfältig. Beispielsweise wird der
Vorteil der Kostenfreiheit – im Privatbereich ein wichtiges
Argument – nicht so hoch angesiedelt. Stattdessen stehen hier
oft andere Entscheidungskriterien im Vordergrund, die Zweifel an
einer erfolgreichen Migration aufkommen lassen. Etwa die Furcht, dass
der Funktionsumfang des Programms für das anstehende
Tagesgeschäft nicht ausreicht oder gravierende Probleme beim
Dokumentenaustausch drohen.
1:1-kompatibel: Dokumente aus Microsoft Word behalten auch in Open
Office ihre Struktur und Erscheinung. Dabei übersehen viele
Nutzer, dass Open Office keinesfalls eine Kopie von Microsoft Office
ist. Ganz im Gegenteil: Die Entwicklung von Open Office wird von
einer globalen Community vorangetrieben. Diese Gemeinschaft umfasst
freie Programmierer, Universitäten und auch bekannte
IT-Unternehmen wie IBM, Novell und Sun. Diese breite Unterstützung
hat in der Praxis zwei Vorteile: Die Tatsache, dass Open Office sich
nicht im Besitz eines Unternehmens befindet, verhindert, dass das
Projekt urplötzlich von der Bildfläche verschwindet. Für
Privatanwender und Business-Nutzer erhöht diese Unabhängigkeit
die Planungssicherheit. Der zweite Vorteil der gemeinsamen
Entwicklung dreht sich um Qualität der Software. Je mehr
Programmierer sich um ein Projekt kümmern, desto zuverlässiger
ist das Endprodukt. Von den Nutzern in der Praxis entdeckte Fehler
werden wesentlich schneller ausgemerzt, als dies bei kommerzieller
Software der Fall ist. Interessant ist die Vorgehensweise: Ein neu
entdeckter Programmfehler wird nach einer ersten Sichtung und
Bewertung bestätigt und an die dafür zuständigen
Entwickler weitergeleitet. Diese beheben den Fehler schnellstmöglich
und geben den Workaround danach an die Qualitätssicherung
weiter, die den Bugfix ausgiebig testet. Kommen diese Tester zu einem
positiven Ergebnis, wird der überarbeitete Code in die
eigentlichen Sourcen integriert. Diese Form der Qualitätssicherung
garantiert, dass das Produkt nahezu fehlerfrei ist.
Betriebskosten deutlich minimieren
Speziell
für den Einsatz in Unternehmensumgebungen ist wichtig, dass Open
Office – im Unterschied zu Microsoft – konsequent auf
Schnittstellen und Formate setzt, die auf internationalen Standards
basieren. Offene Standards wie XML und OASIS sind etwa für die
steuerliche Dokumentationspflicht im Unternehmen von strategischer
Bedeutung. Zudem wird der unternehmensübergreifende
Datenaustausch vereinfacht.
Für die Verwendung in Unternehmen entscheidend ist auch das Optimierungs-
und Einsparpotenzial. Aufgrund der freien Verfügbarkeit lässt
sich die Vereinheitlichung unternehmensübergreifender
Geschäftsabläufe mit einer einzigen Software realisieren:
So ermöglicht der Open-Source-Ansatz die plattformübergreifende
Optimierung von Geschäftsprozessen mit Lieferanten und Kunden in
über 70 Sprachen.
Die von Open Office verfolgte Lizenzpolitik führt aber auch zu
erheblichen Einsparungen bei den IT-Ausgaben. Steigende Kosten
gehören mit dem freien Office-Paket ebenso der Vergangenheit an
wie veränderte Lizenzmodelle, die zu neuen finanziellen
Belastungen im Unternehmen führen. Microsoft-Kunden wissen aus
eigener Erfahrung, was das in der Praxis bedeutet.
Auch erhöht die Lizenzpolitik die Rechtssicherheit in Bezug auf die
Lizenzhaftung der Geschäftsführung. So müssen
Erweiterungsinvestitionen, Firmenzusammenschlüsse oder
Home-Arbeitsplätze nicht mit zusätzlichen Lizenzen erkauft
werden.
Ein Format für alle Fälle
Open
Office nutzt ein XML-basiertes Dateiformat. Das Programm speichert
Inhalt, Layout und Formatierungsinformationen jedes Dokuments als
eigenen Satz von XML-Streams oder Unterdokumenten. Ein
Open-Office-Dokument besteht aus mehreren XML-Streams.
Der
Vorteil des XML-Formats: Inhalte werden in Open Office im Klartext
gespeichert. Sie sind damit direkt lesbar und lassen sich
weiterverarbeiten, ohne dass das Ursprungsprogramm benötigt
wird. Damit ist es beispielsweise möglich, eigene Programme zu
schreiben und Formulare mit Inhalten einer Datenbank automatisch
ausfüllen. Außerdem ist sichergestellt, dass der Zugriff
auf die Dateien auch in Jahren noch uneingeschränkt möglich
ist. Das ist gerade im kommerziellen Einsatz aufgrund der langen –
vom Gesetzgeber verlangten – Aufbewahrungsfristen von zehn
Jahren für Unterlagen ein nicht zu unterschätzender
Vorteil.
Die
Dokumente und XML-Streams werden komprimiert abgelegt.
Open-Office-Dokumente belegen damit wenig Festplattenspeicher und
lassen sich mit allen gängigen Programmen entpacken. Verwendet
wird allerdings nicht die Endung ZIP. Vielmehr kommen – wie bei
Microsoft Office – unterschiedliche Kennungen für die
einzelnen Teilanwendungen zum Einsatz.
Das neue
Dateiformat, das Open Office seit Version 2.0 nutzt, beruht weiterhin
auf komprimierten XML-Dateien, folgt nun aber den Beschlüssen
des Standardisierungsgremiums OASIS. Mit dem OASIS-Standardformat
Open Document wird ein allgemeines Format für Office-Anwendungen
definiert, um den Dokumentaustausch zu erleichtern. Neben Open Office
wird es auch von KOffice als Standard-Dateiformat genutzt.
Ideal geeignet für die Teamarbeit
In
Unternehmen hat sich Open Office nicht zuletzt auch aufgrund der
Teamfähigkeit bewährt. In Firmen arbeiten typischerweise
verschiedene Personen an einem Dokument. Der Hauptverfasser
verantwortet das Projekt, weitere Mitarbeiter unterstützen ihn
dabei, etwa indem sie das Dokument erweitern oder Korrekturen
vornehmen. Auch ist es Usus, dass mehrere Personen gleichberechtigt
an einem Firmendokument arbeiten. Um den verschiedenen Anforderungen
gerecht zu werden, stellt Open Office verschiedene Teamfunktionen
bereit.Arbeitsmitschnitt:
Ab jetzt werden alle Änderungen innerhalb des Dokuments
lückenlos aufgezeichnet.
Die
einfachste Variante ist die klassische Überarbeitungsfunktion,
mit deren Hilfe Sie von anderen Personen durchgeführte
Modifikationen im Dokument sichtbar machen können. Dadurch
stellt es für den Hauptverfasser kein Problem dar zu erkennen,
welcher Mitarbeiter bestimmte Änderungen vorgenommen hat.
Selbstverständlich können Sie entscheiden, welche
Änderungen übernommen oder verworfen werden sollen. Diese
hilfreiche Funktion finden Sie im Menü Bearbeiten, Änderungen.
Doch
selbst wenn die Überarbeitungsfunktion nicht genutzt wurde,
können Sie an einem Dokument vorgenommene Veränderungen
sichtbar machen. Möglich macht es die Funktion Dokument
vergleichen, die Sie im Menü Bearbeiten finden. Damit können
Sie zwei Textdokumente miteinander vergleichen, so dass Sie
Unterschiede ebenfalls recht schnell ermitteln.
Versionsverwaltung hilft weiter
Bei
vielen Tätigkeiten ist es oftmals nötig, verschiedene
Versionen eines Dokuments anzulegen. In solchen Fällen wird die
ursprüngliche Version zunächst verworfen, da ein anderer
Ansatz verfolgt wird. Die zuerst angelegte Variante wird aber nicht
gelöscht, sondern archiviert. Schließlich kann es sein,
dass sie zu einem späteren Zeitpunkt doch noch benötigt
wird. Die einzelnen Varianten des Dokuments werden dann jeweils unter
einem eigenen Dateinamen gespeichert. Dabei besteht die Gefahr, den
Überblick zu verlieren. Auch kann es vorkommen, dass die
aktuellste Version aus Versehen gelöscht wird. Die in Open
Office integrierte Versionsverwaltung verhindert dies.
Das
Grundprinzip: Die Routine archiviert die Vorversionen, indem sie
diese im aktuellen Dokument speichert. In der Praxis hat dieses
Verfahren mehrere Vorteile. Außerdem wird Speicherplatz
gespart, da nur die tatsächlichen Änderungen erfasst
werden.
Versionsverwaltung
inklusive: Verschiedene Fassungen eines Open-Office-Dokuments lassen
sich mit Kommentaren sichern.
Die
Versionsverwaltung rufen Sie über Datei, Versionen auf und
klicken auf Neue Version speichern. Open Office blendet daraufhin
einen Dialog ein, in dem Sie optional einen Kommentar zu dieser
Version eingeben können. Verzichten Sie darauf, speichert Open
Office lediglich Datum, Uhrzeit und Nutzername.
Beim
Öffnen des Dokuments lädt Open Office automatisch die
aktuellste Version. Möchten Sie hingegen eine ältere
Version aufrufen, erledigen Sie das ebenfalls über die
Versionsverwaltung. Wählen Sie die gewünschte Version aus,
und klicken Sie auf Öffnen. Allerdings ist dieses Dokument
schreibgeschützt. Um trotzdem mit der alten Version arbeiten zu
können, speichern Sie diese unter einem neuen Namen, so dass der
Schreibschutz aufgehoben wird.
Zielgerichtet arbeiten mit Vorlagen
Ein von
vielen Open-Office-Nutzern als wichtig erachtetes Merkmal ist das
Vorlagenkonzept. Im Gegensatz zu anderen Office-Lösungen
beschränkt sich Open Office nicht nur auf die üblichen
Konzepte wie Absatzvorlagen. Es ist auch möglich, in
Tabellenkalkulationen und bei Präsentationen indirekte
Formatierung zu verwenden. Für das Zuweisen, Bearbeiten,
Erstellen und Löschen von Vorlagen zuständig sind die
Formatvorlagen.
Formatvorlagen:
Dokumente erhalten eine Struktur und ein gleiches Erscheinungsbild
von bestimmten Elementen.
Vorlagen
lassen sich auf zwei Arten definieren: Zum einen kann eine Vorlage
zunächst wie gewohnt neu angelegt und für die spätere
Verwendung bereitgehalten werden. Zum anderen lässt sich seit
der Version 2 von Open Office eine Formatierung bequem aus einem
Dokument heraus übernehmen. Sie ziehen das Element mit der Maus
auf das entsprechende Register der Palette Formatvorlagen, zum
Beispiel Stilvorlagen, um eine neue Vorlage zu erzeugen. Im folgenden
Dialog Vorlage erzeugen tippen Sie eine Bezeichnung ein und
bestätigen mit OK.
Verschiedene
Vorlagen lassen sich auch miteinander kombinieren. So erhalten Sie
etwa durch die Verknüpfung der Absatzvorlage Überschrift
mit einer Nummerierungsvorlage eine Kapitelnummerierung. Diese
Funktion ist aber nicht auf die Textverarbeitung beschränkt. Im
Modul Calc lassen sich mit Hilfe von Zellvorlagen komplexe
Formatierungen problemlos auch für andere Zellen verfügbar
machen. Nachträgliche Änderungen können dann in einem
Schritt zentral erledigt werden. All diese Funktionen erleichtern den
Umgang mit komplexen Dokumenten und Tabellen.
Relationale
Datenbank inklusive
Open Office 1.x verfügte bereits über rudimentäre
Datenbankfunktionen. Allerdings waren diese nicht besonders
vielfältig, und der Zugriff beschränkte sich auf bestehende
Datenbanken. Deutlich besser ist die aktuelle Open-Office-Version
ausgestattet, die dem Nutzer mit Base eine vollständige
Datenbankfunktion zur Verfügung stellt.
Praktisch:
Mit Hilfe eines Tabellenassistenten lassen sich Datenbanken relativ
einfach erzeugen. Ein eigenständiger Datenbank-Server wird nicht
benötigt, weil Open Office alle dafür notwendigen
Funktionen mitbringt. Davon profitieren in erster Linie kleinere
Unternehmen.
Wichtigster
Punkt für die Arbeit mit einer Datenbasis ist die
Datenquellen-Ansicht, die Sie mit Ansicht, Datenquellen oder der
Funktionstaste <F4> aktivieren. Im oberen Bereich des Fensters
sehen Sie links den Datenquellen-Explorer, in dem Sie durch die
Datenquellen und ihre Bestandteile navigieren können. Rechts
davon werden die jeweiligen Daten anzeigt. Eigene Datenquellen binden
Sie ein, indem Sie im Datenquellen-Explorer den Befehl Datenquellen
verwalten aufrufen. Es öffnet sich ein Dialog, in dem die
vorhandenen Datenquellen aufgelistet werden oder eine neue Quelle
hinzufügt wird.
Serienbriefe
leicht gemacht
Hand in
Hand mit der Base-Datenbankfunktion geht das Writer-Feature
Serienbriefe. Als Datenquelle für die Adressen kann etwa eine
Calc-Tabelle verwendet werden, die Sie über Datei, Neu,
Datenbank als neue Datenquelle registrieren. Daraufhin öffnet
sich der Datenbank-Assistent, der Sie Schritt für Schritt durch
die Einrichtung begleitet.
Im ersten Schritt wählen Sie die Option Verbindung zu einer
bestehenden Datenbank herstellen und markieren in der Auswahlliste
den Typ Tabellendokument. Im folgenden Dialog Verbindung zu
Tabellendokumenten einrichten klicken Sie auf Durchsuchen und wählen
im Datei-Browser die gewünschte Tabelle aus. Anschließend
wählen Sie die Option Ja, die Datenbank soll angemeldet werden.
Verlassen Sie den Datenbank-Assistenten mit einem Klick auf
Fertigstellen.
Serienbrief-Assistent:
Vom Ausgangsdokument bis zum Ausdruck – alle Aufgaben werden in
acht Schritten abgearbeitet.
Sie
müssen nun einen Namen und Speicherort für die Datenbank
eingeben, die Sie soeben aus Ihrem Tabellendokument angelegt haben.
Klicken Sie dann auf Speichern, um diesen Schritt abzuschließen.
Die Datenbank erscheint nun dauerhaft im Datenquellen-Browser.
Ihre
letzte Aufgabe dreht sich um das Schreiben des Briefs und die
Verknüpfung mit dem Datenmaterial. Blenden Sie mit <F4>
den Datenbank-Browser ein. Die Datenbank finden Sie unter dem bei der
Einrichtung angegebenen Namen. Öffnen Sie den Punkt Tabellen,
Tabelle 1, so dass die Werte aus der Tabelle angezeigt werden.
In den
Serienbrief fügen Sie die entsprechenden Felder aus dem
Datenbankbrowser ein: über Einfügen, Feldbefehl, Andere,
Datenbank, Serienbrieffeld. Den fertigen Serienbrief speichern Sie
als Textdokument; um die Briefe auszudrucken, klicken Sie auf
Serienbrief.
PDF-Support ist mit an Bord<
Sehr gut
für Unternehmenszwecke geeignet sind die PDF-Features von Open
Office. Unkompliziert können Sie damit PDF-Dokumente in
verschiedenen Qualitätsstufen erzeugen. Ebenfalls praktisch: In
Version 2 lassen sich sogar PDF-Dokumente mit integrierten Hyperlinks
generieren. Die Links können in das Internet zeigen oder auf
andere Bereiche innerhalb des Dokuments verweisen.
Außerdem
werden beim Export die Notizen aus einem Dokument in die PDF-Datei
übernommen, und Lesezeichen können verarbeitet werden. Open
Office kann Dokumente beim PDF-Export auch schützen, um das
Kopieren von Inhalten oder den Ausdruck zu unterbinden.
Der
PDF-Export in Open Office erhält ferner Einstellungen für
die Komprimierung von JPEG-Dateien: wahlweise mit DCT-Kompression
oder per LZW-Verfahren.
Gallery verwaltet Multimedia-Inhalte
Angefangen
bei Clipart-Grafiken bis hin zu Logos – in Textdokumenten
eingebundene Grafikelemente stellen sowohl im Privatbereich als auch
in Business-Umgebungen ein probates Stilmittel dar. Solche Elemente
verwalten Sie in Open Office mithilfe der Gallery. Über Extras,
Gallery blenden Sie den Helfer im oberen Sektor des Arbeitsbereiches
ein. Durch einen Klick auf die diversen Kategorien blättern Sie
durch die Themen. Im nebenstehenden Bereich zeigt Ihnen das Tool eine
Vorschau an. Möchten Sie eine Grafik verwenden, fügen Sie
das Element wie gewohnt per mit der Maus in Ihr Dokument ein.
Eigene
Grafiken, zum Beispiel Firmenlogos oder häufig verwendete
Symbole können Sie ebenfalls in dauerhaft in der Gallery
verfügbar machen. Dazu erzeugen Sie einfach eine neue
Bibliothek, indem Sie im Navigationsbereich auf die Schaltfläche
Neues Thema klicken. Im daraufhin angezeigten Dialog geben Sie im
Register Allgemein zunächst einen Namen für das Thema ein.
Anschließend wählen Sie im Register Dateien die
gewünschten Elemente aus und fügen sie der Gallery hinzu.
Praktisch:
Neben Grafiken lassen sich über die Gallery auch
Präsentationshintergründe und Klänge verwalten.
Von MS Office zu Open Office
Einer
der heikelsten Punkte bei einer Desktop-Migration nach Linux ist der
Dokumentenaustausch. Proprietäre Formate – hauptsächlich
von Microsoft – müssen in die neuen
Open-Document-Standardformate von Open Office überführt
werden. Zwar kann ein Unternehmen ad hoc beschließen, zukünftig
ausschließlich mit Open Office und den damit verbundenen
Formaten zu arbeiten. Aber die eigene Vergangenheit sowie die
Beziehungen zur Außenwelt schieben dem einen Riegel vor.
Word-Versteher:
Open Office kann sowohl Word-Dokumente als auch Vorlagen aktueller
und älterer Versionen öffnen.
Was die
Vergangenheit betrifft, bedeutet das: Alte Firmendokumente, in der
Regel Microsoft-Dateien, müssen in die neuen Formate konvertiert
werden. Aber selbst wenn alle Dokumente erfolgreich in das
Open-Document-Standardformat überführt werden können,
ist das Unternehmen noch nicht auf der sicheren Seite. Der Grund
liegt auf der Hand: Jedes Unternehmen tauscht Dokumente mit
Geschäftspartnern aus. Und da die heutige IT-Welt immer noch
sehr Microsoft-lastig ist, verwenden die Partner oft Word, Excel und
Co.
MS-Office-Dokumente
konvertieren
Grundsätzlich
gilt: Wer nur einfach formatierte Dokumente nutzt, hat kaum Probleme.
Open Office kann solche Dokumente problemlos importieren, bearbeiten
und auch wieder in Quellformat speichern. Über Dateifilter
können Sie MS-Office-Formate direkt in den entsprechenden
Open-Office-Komponenten öffnen und bearbeiten. Umgekehrt können
Sie Open-Office-Dateien als Word-Dokument, Excel-Tabelle oder
Powerpoint-Präsentation speichern, unter anderem als MS-Office
97/2000/XP. Aber auch MS-Dokumentvorlagen können Sie importieren
und bearbeiten.
Dokumentenkonvertierung:
Ein Assistent mit der Möglichkeit zum Erstellen einer
Protokolldatei unterstützt den Anwender beim Einlesen von
Dokumenten aus MS Office.
Um eine
Microsoft-Office-Datei mit Open Office zu lesen oder zu bearbeiten,
müssen Sie in Open Office die MS-Datei nur öffnen. Die
Konvertierung erfolgt dabei automatisch. Um eine Open-Office-Datei in
ein MS-Format zu exportieren, wählen Sie in Open Office den
Befehl Datei, Speichern unter.
Statt
der Einzelkonvertierung können Sie mehrere MS-Office-Dokumente
und -Vorlagen auch im Batchverfahren umwandeln. Kopieren Sie hierzu
die MS-Dokumente oder Vorlagen in ein speziell dafür angelegtes
Verzeichnis. Über die Befehle Datei, Assistenten,
Dokumenten-Konverter starten Sie die Stapel-Konvertierung. Danach
legen Sie das Quellformat fest, geben an, ob es sich um Dokumente
oder Vorlagen handelt, und spezifizieren Quell- und
Zielverzeichnisse. Mit der Bestätigung werden alle MS-Dokumente
des Quellverzeichnisses konvertiert und als Open-Office-Dokumente im
Zielverzeichnis abgelegt.
Vorsicht
bei komplexen Dokumenten
Im
Normalfall erfolgt die Konvertierung ohne Formatverluste. Dies gilt
aber nur für einfache Dokumente, die keine Makros, proprietäre
Grafiken, komplexe Formatierungen und Elemente wie Fußnoten,
Tabellen oder Indizes enthalten.
Enthalten
Dokumente eines oder mehrere dieser Elemente, können sehr wohl
Probleme auftreten. Besonders kritisch wird es bei Elementen, die in
der Open-Office-Umgebung nicht zur Verfügung stehen. In diesem
Fall verliert das importierte Dokument Teile seiner Funktion oder gar
seines Inhalts. Dies trifft etwa auf Excel-Tabellen zu, die per OLE
in einem Word-Dokument eingebunden sind. Steht der Datenserver Excel
nicht mehr zur Verfügung, kann er dem Open-Office-Konverter auch
nicht mehr die Inhalte der verknüpften XLS-Datei
liefern.spacer_1px
Fehlerhafte
Makros: Sind in einem Word-Dokument beispielsweise komplexe Makros
enthalten, kann Open Office diese nicht korrekt verarbeiten und
liefert Fehlermeldungen.
Eine
Vielzahl von Problemen hat ihre Ursache in konzeptionellen
Unterschieden der beiden Programme. Ein Beispiel ist die Übernahme
von Serienbriefdokumenten, für die ein anderes Word-Dokument als
Datenquelle dient. Da Writer nur mit Open-Office-Datenquellen umgehen
kann, löscht die Textverarbeitung bei der versuchten Übernahme
alle Felder mit Bezug zu externen Datenquellen. Dies gilt auch für
Microsoft-Office-Dokumente, die etwa mit Schaltflächen und
Optionsfeldern aus der Steuerelement-Toolbox bestückt sind. Open
Office zeigt die Controls zwar an, wegen der unvereinbaren
Makrokonzepte löscht es aber den zugehörigen VBA-Code.
Bekannter
Stolperstein: VBA-Code
Komplex
wird die Konvertierung, wenn Sie Microsoft-Dokumente mit VBA-Code
erhalten, diese unter Open Office bearbeiten, als Word- oder
Excel-Datei speichern und dem Absender zurückschicken. Die
Gefahr ist groß, dass in diesem Fall die aufwendig
programmierten VBA-Lösungen nicht mehr einwandfrei
funktionieren. Sie müssen deshalb Vorkehrungen treffen, um die
VBA-Makros beim Öffnen und Speichern zu erhalten. Dies ist nicht
kompliziert. Um die Makro-Übernahme in Open Office zu
aktivieren, doppelklicken Sie im Menü Extras, Optionen auf
Laden/Speichern. Markieren Sie den Eintrag VBA-Eigenschaften und
aktivieren Sie alle Optionen.
Klappt
die Konvertierung von Calc-Tabellen in das Excel-Format nicht, liegt
das meist an der Verwendung von Formeln, die Excel nicht kennt. Der
Formelumfang von Calc ist wesentlich größer als der von
Excel. Besonders in den Bereichen Datum, Zeit und Finanzmathematik
bietet Calc viel mehr als sein Microsoft-Pendant.
Leider
gibt es in der Dokumentation keine Vergleichsliste. Der Nutzer ist
auf sich selbst angewiesen, wenn er Formate vermeiden will, die von
Excel nicht unterstützt werden. Immerhin: Findet der
Calc-Exportfilter eine solche Formel, ersetzt er sie durch den
berechneten Zellenwert. Formatvorlagen für Seiten und Zellen
berücksichtigt der Konverter aber grundsätzlich nicht, da
es dafür keine Excel-Gegenstücke gibt.
Makros
manuell konvertieren
Ein
spezielles Problem stellen in Dokumente eingebundene Makros dar.
Makros sind besonders in Unternehmen eine häufig genutzte
Methode zur Erweiterung der Office-Automation. Nicht selten werden
ganze Workflows zwischen Abteilungen mit Hilfe spezieller Makros
automatisiert.spacer_1px
Makro-Editor:
Für die Office-Automation lassen sich auch in Open Office Makros
anlegen und in Dokumente einbauen.
Leider
können MS-Office-Makros nicht nach Open Office übernommen
werden – zweifellos ein zentraler Nachteil einer
Open-Source-Migration. Dabei verfügt auch Open Office über
ein internes Programmiersystem, mit dem sich Makros aufzeichnen und
programmieren lassen. Als Programmiersprache kommt in beiden Fällen
eine Basic-Variante zum Einsatz. Beide Systeme verfügen über
einen ähnlichen Sprachumfang, greifen aber auf völlig
unterschiedliche Art auf Objekte und Eigenschaften des Dokuments oder
der Office-Anwendung zu. Die Entwicklung von Konvertern scheiterte
bislang an der Komplexität der Objektmodelle.
Wollen
Sie Office-Makros auch weiterhin nutzen, müssen Sie diese neu
schreiben oder manuell überführen. Zur Programmierung steht
unter Open Office eine Entwicklungsumgebung bereit, die Sie über
Extras, Makros und Bearbeiten aufrufen. Möchten Sie die Makros
aus Microsoft-Office-Dateien überführen, können Sie
diese in Open Office laden. Sie haben dann die Möglichkeit, den
Makrocode im Open-Office-Editor einzusehen. Einer Bearbeitung des
Codes in der integrierten Entwicklungsumgebung von Open Office steht
nichts im Wege, der veränderte Code wird korrekt gespeichert.
Potenzielle
Probleme im Vorfeld lösen
Kleinere
Probleme beim Importieren können Sie meist verhindern, indem Sie
MS-Dokumente vorbereiten. Besonders wichtig ist, dass der
ursprüngliche Text korrekt formatiert ist. Etwa dass alle
Formatierungen mit Absatz- und Zeichenformatvorlagen realisiert
werden, anstatt mit Leerzeilen und manuellen Einrückungen zu
arbeiten.
Komplexe
Spreadsheets müssen auf Formeln und Add-ins überprüft
werden. Einige Finanzfunktionen, die Datumsangaben als Zeichenketten
akzeptieren, erwarten unter Calc etwa eine serielle Zahl. Eingefügte Hyperlinks
stellt Calc zwar richtig dar, bietet sie aber nicht als Formeln an.
Mangels VBA-Unterstützung werden auch benutzerdefinierte Formeln
aus Calc nicht nach Excel übernommen. Diagramme werden in der
Regel korrekt transferiert. Calc überführt einzelne
Diagramme jedoch – unabhängig von der Anzahl der
Datenreihen – in andere Typen als das Original.
Und
von Open Office nach MS-Office?
In den
vorherigen Abschnitten haben wir den Dokumententransfer von MS-Office
nach Open Office betrachtet. Wie aber sieht es in umgekehrter
Richtung aus? Die Umwandlung von Open-Office-Dokumenten in
Microsoft-Formate klappt wesentlich besser. Die zahlreichen
Exportfilter von Open Office erlauben es, Dokumente in fast jedem
beliebigen Format abzuspeichern.
Nicht
alle angebotenen Formate liefern allerdings gleich gute Resultate.
Die besten Ergebnisse lassen sich mit der Filtervariante 97/2000/XP
erzielen. Auch wenn das Zielsystem Office 2003 oder 2007 ist, sollten
Sie den angebotenen XML-Filter links liegen lassen, weil er Dokumente
oft fehlerhaft exportiert.
Störungen
gibt es dort, wo Open-Office-Funktionen verwendet wurden, die unter
MS-Office kein Gegenstück haben. Probleme können aber auch
daraus entstehen, dass unter Windows andere Schriftarten als unter
Linux üblich sind. Open-Office zeigt in umgewandelten Dokumenten
zwar die Windows-Schrift an, für den Ausdruck wird aber eine
Ersatzschrift verwendet. Der Open-Office-Nutzer sollte sich deshalb
auf Schriftarten beschränken, die auch unter Microsoft-Office
verfügbar sind.
Manchmal
macht der Einsatz von Objekten Probleme. Hyperlinks, Notizen und
Überarbeitungen lassen sich zwar erfolgreich nach Word
exportieren, dürfen sich aber nicht in einem Rahmen befinden.
Ganz verweigert der Filter seine Arbeit bei Übertragung von
Animationen und eingebetteten Open-Office-Dokumenten.
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